Elektronikus dokumentumkezelés
Korunk piacgazdaságát egyre növekvő dinamizmus és az igények folyamatos átalakulása jellemzi. Az átfutási, ügyintézési idők rövidítésével, a befektetés megtérülésének gyorsításával az ügyvitel szinte minden ágát ostromolják a gazdaság új kihívásai. Talán soha nem volt nagyobb szükség arra, hogy az ügyfélszolgálatok fogadni tudják a robbanásszerűen jelentkező piaci kommunikációs igényeket. Ki kell elégíteni a megrendelőt, aki a mind újabb elektronikus alkalmazásokból következő teljesítményt várja el. E várakozásoknak az ügyvitel csak úgy felelhet meg, ha üzleti tevékenységét a siker érdekében kipróbált digitális stratégiák alkalmazásával a mindenkori piaci környezethez adaptálja. Vagyis a felkínált új alkalmazások integrálásával növeli az általa nyújtott szolgáltatások hozzáadott értékét, több ügyet gyorsabban intéz el, csökkenti a költségeket és maximalizálja az egymáshoz kapcsolódó munkafolyamatok hatékonyságát. Mindehhez kínálja szolgáltatásait és dokumentumkezelő, ügyvitelt támogató rendszerét a GDL Zrt.
A DocPort Kft.-vel közösen fejlesztett és a GDL Zrt. által menedzselt DocPort® irodai ügyvitelt támogató programrendszer sokéves és szerteágazó iroda-ügyviteli tapasztalat alapján és a kapcsolódó jogszabályi változások folyamatos figyelésével és azonnali alkalmazásával került fejlesztésre.
Az általános iktatási, irat, illetve dokumentum kezelési funkciókon felül a DocPort® rendszer jelentős újdonsága, hogy az irodai műveleteket támogató programok kiegészülnek egy olyan folyamatszervező modullal, amely a számítógépbe betáplált adatok alapján meghatározza valamely ügy elintézésének feltételeit, a szükséges munkaműveletek időigényét, a kapacitások leterheltségének figyelembevételével az egyes műveletek kezdési és befejezési időpontját. Tehát ezzel a folyamatszervező modullal egyrészt lényegesen gyorsabbá és biztonságosabbá lehet tenni az ügyintézés bonyolítását, másrészt gyakorlatilag azonnali választ kaphat a vállalkozás képviselője és a megrendelő arra, hogy az adott ügy mikorra és milyen feltételek szerint intéződik el. Ezért a DocPort® irodai ügyvitelt támogató programrendszer folyamatszervező modulja nemcsak a vállalkozás gazdaságos működését segíti, hanem a partnerek bizalmát és együttműködésre irányuló készségét is erősíti.
Manapság egyre nagyobb hangsúlyt kap a gazdasági kapcsolatokban a minőségügy, és a környezetvédelem kérdése, egyre több gazdálkodó szervezet vezet be minőségirányítási, és környezetirányítási rendszereket. (ISO 9xxx, ISO 14100, stb.).
A DocPort®, irodai ügyvitelt támogató programrendszer egyik fő modulja, kimondottan ezen irányítási rendszerek működtetését támogatja. Biztosítja a rendszerek alapdokumentumainak kezelését, (kézikönyvek, verzió-követés, nyilvános és korlátozott hozzáférés, minta bizonylatok, stb.), valamint a működtetés során támogatást nyújt a kötelezően keletkező bizonylatok elkészítésében, és azok rendszerezett nyilvántartásában.
Mindezek mellett egy sor további lehetőséget kínál a vállalkozások és intézmények dokumentumkezelési feladatainak megoldására .
A DocPort®, rendszer szállításánál, beüzemelésénél természetesen mindig figyelembe vesszük az egyedi igényeket, de éppen az átláthatóbb specifikáció érdekében előre definiált (dobozos) rendszereket is kínálunk.
